Trzy cechy dobrej sali konferencyjnej

Podstawą każdej udanej konferencji, niezależnie od jej tematyki, będzie odpowiednia sala konferencyjna. Hotele oraz ośrodki wypoczynkowe prześcigają się w ofertach różnych sal. Jak jednak poznać tę najlepszą? Co czyni z niej salę godną polecenia na konferencję?

Okazuje się, że dobra sala konferencyjna musi posiadać trzy kluczowe cechy. Jakie?

Stwórz dobry klimat

Być może wymóg odpowiedniej klimatyzacji sali konferencyjnej dla niektórych z was okaże się zbyt oczywisty, nie należy jednak o tym zapominać. Okazuje się bowiem, że często nie pamiętamy, aby upewnić się, czy w sali jest wentylacja; jej brak kończy się konferencyjną katastrofą.

Pamiętajmy, że konferencje to wielogodzinne wykłady i spotkania. Zachowanie odpowiedniej temperatury w pomieszczeniu będzie sprzyjało z jednej strony skupieniu i wytężonej pracy, z drugiej interakcji uczestników.

Jako organizatorzy wydarzenia, jesteśmy zobowiązani do stworzenia odpowiednich warunków do prowadzenia wykładów oraz odbioru prezentowanych treści.

Z techniką za pan brat

W dobrej sali konferencyjne nie może zabraknąć podstawowego sprzętu multimedialnego:

• rzutnik
• projektor
• ekran
• odpowiednie nagłośnienie
• dostęp do wi-fi

W przypadku większej ilości sal, powinny być one połączone cyfrowym, zdalnie sterownym system wizualnym, który będzie rozprowadzał sygnał między salami. Subwofery wzmocnią dźwięk, a dodatkowe ekrany LCD umożliwią obserwowanie treści na głównym projektorze multimedialnym.

Zadbaj o gości

W dużej, jasnej, przestronnej sali konferencyjnej, mogącej pomieścić nawet sporą liczbę gości, nie bez znaczenia będzie przygotowany dla uczestników konferencji kącik z kawą i herbatą. Zadbajmy o to, by znalazły się tam drobne przekąski i serwetki.

Ważne, by kącik był w ustronnym, wydzielonym miejscu. W ten sposób stworzymy przestrzeń do bardziej prywatnych rozmów i umożliwmy gościom konferencji nawiązanie bliższych kontaktów.

Wszystkie powyższe kryteria, które spełniają na przykład sale konferencyjne w hotelach, stwarzają podczas konferencji przyjazną atmosferę, będącą gwarancją sukcesu.