Jak zorganizować wyjazdową konferencję firmową?

Zorganizowanie wyjazdowej konferencji firmowej jest nie lada wyzwaniem. Nie tylko bowiem trzeba pomyśleć o przebiegu samej konferencji, zrobić szczegółowy plan i harmonogram działań, lecz przede wszystkim wybrać miejsce.

Jak zaplanować konferencję tak, aby wszyscy jej uczestnicy byli usatysfakcjonowani?

Wybierz miejsce

Kluczowym w organizacji wyjazdowej konferencji firmowej będzie wybranie odpowiedniego miejsca. Przede wszystkim powinno być ono zlokalizowane tak, aby większość uczestników konferencji firmowej nie miała problemów z dotarciem do niego.

Ponadto, oprócz tego, czy sale konferencyjne w danym miejscu spełniają wymagane zalecenia techniczne, sprawdźmy, czy w tym samym czasie w planowanym miejscu nie odbywają się inne eventy. Duże imprezy miejskie czy targi nie tylko bowiem mogą wpłynąć na ceny noclegów, lecz także skutecznie uniemożliwić lub utrudnić dojazd.

Zaplecze techniczne

Wybraliśmy już miejsce odbywania się konferencji, teraz przyszedł czas na weryfikację zaplecza technicznego. Sprawdźmy zatem, czy sala dysponuje sprzętem takim jak laptopy, projektory, nagłośnienie i rzutniki. Ważna będzie także możliwość wynajęcia dodatkowej, mniejszej sali lub podzielenia dużej.

Bardzo ważne będzie także zaplecze konferencyjne. Sprawdźmy, czy uczestnicy konferencji będą mieli możliwość skorzystania z barku, w którym znajdzie się kawa, herbata oraz drobne przekąski.

Program konferencji

Na wiele miesięcy przed zaplanowanym spotkaniem należy ustalić program konferencji. W trakcie sporządzania szczegółowego harmonogramu weźmy pod uwagę, czy prelegentami będą wyłącznie osoby z firmy, czy też zaproszeni goście z zewnątrz.

Zastanówmy się, czy potrzebny będzie moderator oraz tłumacze. W zależności od wielkości planowanej konferencji oraz liczby gości i prelegentów, zweryfikujmy, czy będzie nam potrzebna będzie dodatkowa pomoc przy rozdawaniu identyfikatorów, materiałów pokonferencyjnych oraz konferencyjnych gadżetów. Przemyślmy, czy wyznaczymy do tego zadania osoby zatrudnione w firmie, czy będziemy musieli wynająć hostessy?